El nuevo auge de la “ciencia de las reuniones”
En Tantita Tinta analizamos cómo cerca de mil millones de reuniones se llevan a cabo cada día alrededor del planeta. Si bien esa cifra suena desorbitada, la realidad es que los directores ejecutivos pasan casi tres cuartas partes de su jornada laboral sentados alrededor de una mesa (física o virtual). Desde la era industrial, los encuentros cara a cara se convirtieron en el metrónomo y, a veces, en la pesadilla de la vida laboral.
¿Para qué sirven realmente?
Durante décadas la respuesta a esa pregunta quedó en el aire. Las reuniones no eran un tema fácil de estudiar; los datos estaban dispersos y, en muchos casos, se consideraban “pérdida de tiempo”. Sin embargo, los psicólogos organizacionales han empezado a dedicarle una lupa a este fenómeno. Como señala Liana Kreamer, psicóloga del Florida Institute of Technology y coautora de una revisión exhaustiva publicada en la Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior 2026, una reunión se define como “un grupo de personas reunidas con algún objetivo o estructura”.
Los hallazgos de la investigación
Los estudios revelan que, más allá de la simple transmisión de información, las reuniones cumplen funciones básicas del ser humano: conectar, comunicar y cooperar. Desde las cavernas prehistóricas hasta los modernos Zoom, la necesidad de juntarnos para alinear ideas o, simplemente, comentar el clima, ha sido constante. Lo que la investigación de Ars Technica destaca es que, ahora, contamos con una inmensidad de datos de reuniones virtuales archivadas que permiten analizar patrones de comportamiento con precisión nunca antes vista.
¿Cuánto tiempo y dinero se pierde?
Según la revisión, los gerentes dedican alrededor del 70 % de su tiempo a planear, organizar y participar en reuniones. Si consideramos un salario promedio de US$50,000 al año (aproximadamente MXN 950,000), cada reunión podría representar entre MXN 2,500 y MXN 5,000 en costos de oportunidad. La cifra se multiplica cuando incluimos a los empleados de nivel medio, que también invierten gran parte de su jornada.
Estrategias para reuniones más efectivas
Los expertos recomiendan aplicar cuatro pilares para maximizar el valor de los encuentros:
- Objetivo claro: definir en una frase cuál es el propósito y compartirlo antes de la convocatoria.
- Duración limitada: establecer un tiempo máximo (idealmente 30‑45 minutos) y respetarlo estrictamente.
- Agenda estructurada: listar los temas, asignar responsables y señalar decisiones esperadas.
- Seguimiento puntual: enviar un resumen de acuerdos y responsables para evitar que la información se diluya.
Implementar estas prácticas puede reducir el número de reuniones en un 20 % y aumentar la productividad en un 15 % según datos preliminares de empresas que ya adoptaron el modelo.
El futuro de la colaboración laboral
Con la explosión del trabajo híbrido y remoto, la “ciencia de las reuniones” está en pleno auge. El análisis de grandes volúmenes de datos de videoconferencias permitirá, en los próximos años, diseñar algoritmos que sugieran la mejor hora, duración y participantes para cada tipo de encuentro. En Tantita Tinta creemos que, a medida que la tecnología evolucione, también lo hará la manera en que colaboramos, convirtiendo las reuniones de una obligación tediosa a una herramienta estratégica.
Fuente: Ars Technica
